Sfide e obiettivi
La filiale britannica di un rivenditore globale di articoli per la casa, con oltre 470 punti vendita in 63 paesi, aveva bisogno di un nuovo metodo di elaborazione dei video a causa del notevole aumento delle richieste di filmati. Il software doveva essere conforme alle leggi sulla privacy e consentire al rivenditore di adempiere in tutta sicurezza al suo compito di rispondere alle richieste.
Il metodo esistente presentava i seguenti rischi:
Inosservanza delle leggi sulla privacy: l'invio all'esterno di un video non censurato implica il rischio che qualcuno intercetti il file o venga accidentalmente condiviso all'esterno.
Incertezza sul budget: le richieste di video variavano da 5 minuti a più di un'ora e, dato che al rivenditore veniva addebitato un costo al minuto, non era possibile stabilire un budget preciso.
Mancanza di una scadenza: inviando il video all'esterno per essere rielaborato, il rivenditore non aveva il controllo sul procedimento e sulle tempistiche.
Ogni mese il rivenditore riceve tra le 12 e le 15 richieste, provenienti da dipendenti, acquirenti, polizia e compagnie assicurative, di cui oltre il 50% è rappresentato da assicurazioni. Per legge, quando i filmati vengono condivisi, tutte le persone non coinvolte nella richiesta devono essere cancellate, per evitare multe e mantenere la sua eccellente reputazione.
La facilità d'uso e la velocità sono state fondamentali per il Data Privacy Specialist (DPO) del rivenditore chiamato a gestire il software.
L'azienda è impegnata in diversi progetti sulla privacy dei dati e riuscire a dedicare del tempo per rispondere alle richieste di video è una vera e propria sfida.
Attualmente il rivenditore si avvale di un fornitore di terze parti, pertanto invia i filmati destinati a essere rielaborati all'esterno dell'organizzazione. L'invio di filmati non elaborati al di fuori del sito è un rischio e, in caso di violazione, il rivenditore rischia una multa sostanziale e un danno alla reputazione.
L'utilizzo di una terza parte accentua inoltre i tempi di risposta alla richiesta.
Quando il video viene riconsegnato al DPO, quest'ultimo lo esamina e, in caso di problemi, si verifica un ulteriore tira e molla con la terza parte, con il rischio che il rivenditore non rispetti la scadenza.
Gli attuali costi di rielaborazione erano estremamente elevati, pagando al minuto. Ciò significa che il costo per ogni richiesta variava da poco meno di 800 sterline a oltre 4.000 sterline. Pertanto, 15 video della durata di 10 minuti sarebbero costati oltre 12.000 sterline in un solo mese.
